Окно и объекты субд microsoft access. Окно и объекты субд microsoft access Основными объектами ms access являются следующие
Access - это элементы, что хранят информацию и используются для автоматизации действий с ней.
Основные объекты БД Access
Перечислим основные объекты.
- Таблицы - главные элементы БД, без которых она не может существовать. Именно в них содержатся данные.
- Формы представляют собой интерфейсное отображение таблиц, это окна, в которых работают пользователи БД.
- Запросы используются для получения данных, записи и изменения информации и удаления существующих элементов таблиц.
- Отчеты предоставляют данные в необходимых пользователям виде и структуре с подведением итогов и сбором статистики.
- Макросы - это программные единицы БД. Их задача - выполнение необходимых действий при наступлении определенных событий.
- Модули - объекты базы Access. Они реагируют на изменения, происходящие в БД, или выполняют независимые задачи.
Таблицы
Таблицы баз данных представляют собой базовые элементы, в которых хранится информация. В реляционных БД таблицы называют отношениями. Они состоят из строк и столбцов. Строки называют записями, в каждой из них содержится информация, касающаяся одного элемента. В столбцах содержатся параметры таблицы. Столбцы носят название полей БД.
Разработка базы данных начинается с создания таблиц. Для нее указываются атрибуты - свойства, определяющие поведение. Для базового объекта в Access - «Таблицы» - в режиме конструктора в правой части экрана определяются свойства таблицы. Здесь устанавливаются основные и подчиненные поля, ориентация и режим по умолчанию, определяется описание и т. д.
В нижней части экрана задаются свойства для каждого из полей. Набор параметров меняется в зависимости от Здесь задаются общие свойства столбца и указывается подстановка для полей числового или текстового типов: список либо поле со списком. Параметры для подстановки тоже указываются здесь: источник данных, заголовок, формат, доступность изменений и т. д.
Между таблицами существуют связи, определяемые ключами - полями одного отношения, на которые ссылаются значения другого. Ключи - это столбцы с уникальными значениями в них для однозначного определения записи.
Формы
Формы - объекты в Access, которые используются для удобства работы пользователей. Табличное отображение информации не всегда удобно и наглядно, поэтому создают формы, позволяющие вводить и изменять данные.
На форме размещают элементы управления: кнопки, выпадающие списки, текстовые поля, флажки, вложения, рисунки и прочие. Инструменты на панели элементов управления позволяют вносить эмблему компании, дату и время, заголовок. Разрабатывать форму можно в режиме «Конструктора», режиме «Макета» и, собственно, в режиме «Формы».
В структуре таблицы клиентов на рисунке выше мы видим 7 полей: «Код», «Имя», «Отчество», «Фамилия», «Дата рождения», «Пол» и «Возраст». Но поле «Код» - техническое, не подлежит изменению и не нужно для демонстрации пользователю базы. Поэтому его удаляют из формы, оставляя только те поля, значения в которых нужно добавлять или менять.
Свойства формы и каждого из отображаемых полей - объектов формы Access - размещены справа. Здесь задают, как выглядит окно редактирования данных (вкладка «Макет»), откуда брать данные для отображения (вкладка «Данные»), какие действия выполнять при наступлении отдельных событий (вкладка «События») и другие свойства.
Запросы
Запросы служат для различных манипуляций с данными в Access. Наиболее популярны запросы на выборку данных. Они дают возможность получить значения полей из таблиц, отвечающих заданным условиям, и вывести их в необходимом виде с необходимой сортировкой и группировкой строк.
Эти объекты в Access создаются с помощью «Конструктора». Разработчик отбирает нужные для просмотра поля, сортировку и указывает условия отбора записей. Свойства запроса отображаются в окне справа. Здесь определяется внешний вид результатов выборки и такие параметры, как блокировка записей при выполнении запроса, фильтр при загрузке, источник данных, время ожидания отклика и прочее.
Используются также запросы на добавление и изменение существующих записей, равно как и удаление строк, соответствующих заданным условиям.
Отчеты
Отчеты - объекты в Access, необходимые для вывода информации из таблиц в печатные формы. Отчетные формы создаются мастером либо в режиме «Конструктора». Для этого выбирается источник данных для формирования печатной формы. Поля в отчете можно группировать и сортировать, выводить итоги.
Также возможно создание бланков договоров и соглашений с использованием заранее созданного шаблона документа. В готовый бланк вставляются поля таблиц, добавляются нужные элементы страницы: номер, колонтитулы, заголовок, эмблема и прочее.
Свойства отчета указываются в окне справа. Там же задаются свойства отдельных объектов печатной формы: заголовков, элементов управления, области данных и т. д.
Так выглядит готовый отчет по шаблону:
Макросы
Еще один из основных объектов Access - макросы. Они представляют собой последовательность действий, которые нужно выполнить при наступлении определенного события. Макросы создаются с помощью «Конструктора» и предусмотренных системой макрокоманд различного назначения.
Макрокоманды предназначены для импорта и экспорта данных, работы с другими объектами БД, установки фильтров и обработки записей таблицы и т. д. В качестве примера ниже показано добавление простого макроса, который запускается при нажатии на кнопку «Отмена» формы «Клиенты». Его задача состоит в том, чтобы просто закрыть форму, не сохраняя введенную в нее информацию.
Модули
Модули - объекты в Access, которые представляют собой процедуры и функции, использующиеся для реакции на события в базе или для вычислений. Они разрабатываются с помощью кода VBA - Visual Basic for Application. Это специальный язык для написания кода в программах Microsoft Office - Access, Word и Excel.
Для формы клиентов сделаем поле «Возраст» вычисляемым. Для этого в режиме «Конструктора» формы выделим необходимое поле и выберем в окне свойств на вкладке «События» процедуру обработки события «Получение фокуса».
Напишем модуль обработки:
Private Sub Возраст_GotFocus()
Возраст.Value = DateDiff("yyyy", [Дата рождения], Date)
Теперь при переходе между записями и фокусе на поле «Возраст» значение этого поля рассчитывается автоматически.
Следует понимать, что не является объектом Access, например, ключ таблицы, несмотря на то, что он используется для хранения информации. Ключ - часть таблицы, а не самостоятельный элемент базы данных.
Приведенная в статье информация поможет понять, что такое объекты баз данных, какими свойствами они обладают и какие функции выполняют.
аccess отчёт таблица фильтр
Microsoft Access называет объектами все, что может иметь имя (в смысле Access). В базе данных Access основными объектами являются таблицы, запросы, формы, отчеты, макросы и модули. В других СУБД, как правило, термин база данных обычно относится только к файлам, в которых хранятся данные. В Microsoft Access база данных включает в себя все объекты, связанные с хранимыми данными, в том числе и те, которые определяются для автоматизации работы с ними. Ниже приведен список основных объектов базы данных Access.
- 1. Таблица. Объект, который определяется и используется для хранения данных. Каждая таблица включает информацию об объекте определенного типа, например о клиентах. Таблица содержит поля (столбцы), в которых хранятся различного рода данные, например фамилия или адрес клиента, и записи (которые называются также строками). В записи собрана вся информация о некотором объекте (человеке, образце продукции и т.п.). Для каждой таблицы можно определить первичный ключ (одно или несколько полей, содержащих уникальные для каждой записи значения) и один или несколько индексов, помогающих ускорить доступ к данным.
- 2. Запрос. Объект, который позволяет пользователю получить нужные данные из одной или нескольких таблиц. Для создания запроса можно использовать бланк QBE (запрос по образцу) или инструкции SQL (структурированный язык запросов). Можно создать запросы на выборку, обновление, удаление или добавление данных. С помощью запросов можно также создавать новые таблицы, используя данные из одной или нескольких существующих таблиц.
- 3. Форма. Объект, предназначенный в основном для ввода данных, отображения их на экране или управления работой приложения. Формы используются для того, чтобы реализовать требования пользователя к представлению данных из запросов или таблиц. Формы можно также распечатать. С помощью формы можно в ответ на некоторое событие, например изменение значения определенных данных, запустить макрос или процедуру VBA.
- 4. Отчет. Объект, предназначенный для создания документа, который впоследствии может быть распечатан или включен в документ другого приложения.
- 5. Макрос. Объект, представляющий собой структурированное описание одного или нескольких действий, которые должен выполнить Access в ответ на определенное событие. Например, можно определить макрос, который в ответ на выбор некоторого элемента в основной форме открывает другую форму. С помощью другого макроса можно осуществлять проверку значения некоторого поля при изменении его содержимого. В макрос можно включить дополнительные условия для выполнения или невыполнения тех или иных указанных в нем действий. Из одного макроса можно также запустить другой макрос или процедуру VBA.
- 6. Модуль. Объект, содержащий программы, написанные на языке Visual Basic для приложений. Модули могут быть независимыми объектами, содержащими функции, вызываемые из любого места приложения, но они могут быть и непосредственно "привязаны" к отдельным формам или отчетам для реакции на те или иные происходящие в них изменения.
- 7. Страницы доступа. Страницы - служат для обеспечения доступа к данным, содержащимся в базе, удалённой от потребителя (например, через Интернет). Концептуальные взаимосвязи объектов Access показаны на рис. 6.1 .
Лекция 6: Работа с СУБД MS Access
Цель лекции: Ознакомиться Microsoft Access. Microsoft Access является реляционной базой данных. Дать основные понятия по объектам базы данных. Рассмотреть основные принципы работы Microsoft Access.
· Объекты Microsoft Access
· Работа с таблицами
o Создание таблицы в режиме конструктора
o Создание межтабличных связей
· Работа с запросами
o Виды запросов
o Запросы и фильтры
· Работа с формами
· Работа с отчётами
· Краткие итоги
· Вопросы для самопроверки
Microsoft Access называет объектами все, что может иметь имя (в смысле Access). В базе данных Access основными объектами являются таблицы, запросы, формы, отчеты, макросы и модули. В других СУБД, как правило, термин база данных обычно относится только к файлам, в которых хранятся данные. В Microsoft Access база данных включает в себя все объекты, связанные с хранимыми данными, в том числе и те, которые определяются для автоматизации работы с ними. Ниже приведен список основных объектов базы данных Access.
1. Таблица. Объект, который определяется и используется для хранения данных. Каждая таблица включает информацию об объекте определенного типа, например о клиентах. Таблица содержит поля (столбцы), в которых хранятся различного рода данные, например фамилия или адрес клиента, и записи (которые называются также строками). В записи собрана вся информация о некотором объекте (человеке, образце продукции и т.п.). Для каждой таблицы можно определить первичный ключ (одно или несколько полей, содержащих уникальные для каждой записи значения) и один или несколько индексов, помогающих ускорить доступ к данным.
2. Запрос. Объект, который позволяет пользователю получить нужные данные из одной или нескольких таблиц. Для создания запроса можно использовать бланк QBE (запрос по образцу) или инструкции SQL (структурированный язык запросов). Можно создать запросы на выборку, обновление, удаление или добавление данных. С помощью запросов можно также создавать новые таблицы, используя данные из одной или нескольких существующих таблиц.
3. Форма. Объект, предназначенный в основном для ввода данных, отображения их на экране или управления работой приложения. Формы используются для того, чтобы реализовать требования пользователя к представлению данных из запросов или таблиц. Формы можно также распечатать. С помощью формы можно в ответ на некоторое событие, например изменение значения определенных данных, запустить макрос или процедуру VBA .
4. Отчет. Объект, предназначенный для создания документа, который впоследствии может быть распечатан или включен в документ другого приложения.
5. Макрос. Объект, представляющий собой структурированное описание одного или нескольких действий, которые должен выполнить Access в ответ на определенное событие. Например, можно определить макрос, который в ответ на выбор некоторого элемента в основной форме открывает другую форму. С помощью другого макроса можно осуществлять проверку значения некоторого поля при изменении его содержимого. В макрос можно включить дополнительные условия для выполнения или невыполнения тех или иных указанных в нем действий. Из одного макроса можно также запустить другой макрос или процедуру VBA .
6. Модуль. Объект, содержащий программы, написанные на языке Visual Basic для приложений. Модули могут быть независимыми объектами, содержащими функции, вызываемые из любого места приложения, но они могут быть и непосредственно "привязаны" к отдельным формам или отчетам для реакции на те или иные происходящие в них изменения.
7. Страницы доступа. Страницы - служат для обеспечения доступа к данным, содержащимся в базе, удалённой от потребителя (например, через Интернет).
Концептуальные взаимосвязи объектов Access показаны на рис. 6.1.
Рис. 6.1. Взаимосвязи основных объектов в Microsoft Access
Работа с таблицами
Создание таблицы в режиме конструктора
1. щёлкнуть по значку Создание таблицы в режиме конструктора. Откроется окно Конструктора (рис. 6.2).
Рис. 6.2. Вид таблицы в режиме конструктора
2. Заполнить имена полей, (перемещаясь по ячейкам с помощью клавиш Tab или стрелками управления курсором );
3. Выбрать из раскрывающегося списка типы данных;
4. Задать ключевое поле :
o щёлкнуть на его имени правой кнопкой мыши и
o в контекстном меню выбрать пункт Ключевое поле .
5. Бланк закрывают, после чего дают таблице имя.
Созданную таблицу открывают двойным щелчком на её значке. Новая таблица имеет только названия столбцов.
Рис. 6.3. Вид в режиме таблицы
При заполнении таблицы данными сохранение их происходит автоматически (рис. 6.3). Но если произошло изменение макета таблицы (ширина столбцов), то СУБД попросит подтверждение сохранения этих изменений.
Рис. 6.4. Переход из режима конструктор в режим таблицы и наоборот
Для изменения структуры Таблицы её надо открыть в режиме Конструктора (рис. 6.4)
К основным объектам ACCESS относятся: таблицы, запросы, формы, отчеты, макросы и модули.
Таблица - ϶ᴛᴏ объект, который определяется и используется для хранения данных. Каждая таблица включает информацию об объекте определенного типа. Таблица содержит поля (столбцы) и записи (строки). Работать с таблицей можно в двух базовых режимах: в режиме конструктора и в режиме таблицы.
В режиме конструктора задается структура таблицы, ᴛ.ᴇ. определяются типы, свойства полей, их число и названия (заголовки столбцов). Он используется, если нужно изменить структуру таблицы, а не хранящиеся в ней данные.
Режим таблицы используется для просмотра, добавления, изменения, простейшей сортировки или удаления данных.
Запрос - ϶ᴛᴏ объект, который позволяет пользователю получить нужные данные из одной или нескольких таблиц. Запрос - ϶ᴛᴏ вопрос, который пользователь задает ACCESS о хранящейся в базе данных информации.
Запросы можно создавать самостоятельно и с помощью мастеров. В ACCESS можно создавать следующие типы запросов:
Запрос на выборку;
Запрос с параметрами;
Перекрестный запрос;
Запрос на изменение (запрос на удаление, обновление и добавление записей на создание таблицы);
Запросы на объединение, запросы к серверу, управляющие запросы, подчиненные запросы.
С помощью запросов можно просматривать, анализировать и изменять данные из нескольких таблиц, создавать новые таблицы. Οʜᴎ используются в качестве источника данных для форм и отчетов.
Работать с запросами можно в двух базовых режимах: в режиме конструктора и в режиме таблицы.
Форма - ϶ᴛᴏ объект, в основном, предназначенный для удобного ввода отображения данных. В отличие от таблиц, в формах не содержится информации баз данных. Форма - ϶ᴛᴏ формат (бланк) показа данных на экране компьютера. Формы могут строиться только на основе таблиц или запросов. Построение форм на основе запросов позволяет представлять в них информацию из нескольких таблиц.
В форму бывают внедрены рисунки, диаграммы, аудио (звук) и видео (изображение).
Режимы работы с формой:
Режим формы используется для просмотра и редактирования данных, предоставляет среду для работы с данными и удобный дизайн их представления на экране;
Режим конструктора форм необходим, если крайне важно изменить определение формы (структуру или шаблон формы), а не представленные в ней данные;
Режим таблицы позволяет увидеть таблицу, включающую все поля формы;
Отчет - ϶ᴛᴏ объект, предназначенный для создания документа͵ который впоследствии может быть распечатан или включен в документ другого приложения. Отчеты, как и формы, могут создаваться на основе запросов и таблиц, но не позволяют вводить данные.
Режимы работы с отчетом:
- режим предварительного просмотра позволяет увидеть отчет таким, каким он будет воплощен при печати;
- режим конструктора предназначен для изменения шаблона (структуры отчета).
Макрос - ϶ᴛᴏ объект, представляющий собой структурированное описание одного или нескольких действий, которые должен выполнить ACCESS в ответ на определенное событие.
К примеру, можно определить макрос, который в ответ на выбор некоторого элемента в основной форме открывает другую форму. С помощью другого макроса можно осуществлять проверку значения некоторого поля при изменении его содержания. В макрос можно включить дополнительные условия для выполнения или невыполнения тех или иных включений в него действий.
Работа с формами и отчетами существенно облегчается за счет использования макрокоманд . В MS ACCESS имеется свыше 40 макрокоманд, которые можно включать в макросы. Макрокоманды выполняют такие действия, как открытие таблиц и форм, выполнение запросов, запуск других макросов, выбор опций из меню и т.д. Макрокоманды позволяют нажатием одной (иди нескольких) кнопки выполнять комплекс действий, который часто приходится выполнять в течение работы.
Модуль – объект, содержащий программы на MS ACCESS BASIC, которые позволяют разбить процесс на более мелкие действия и обнаружить те ошибки, которые невозможно было бы найти с использованием макросов.
Лабораторная работа 3.графические возможности табличного процессора Расчет суммы платежей по процентам по займу. Функция ОБЩПЛАТ Функция ОБЩПЛАТ возвращает величину накопленных доходов по займу, которая погашается равными платежами в каждом... [читать подробенее]
Контрольні питання Як створити базу даних? З якими об’єктами працює база даних? Що таке таблиця? Як задавати властивості полів? Що таке ключове поле? Як змінити структуру таблиці? Що таке форма? Які види форм створює база даних? Які є режими відображення форми? Як... [читать подробенее]
Мета: вдосконалити знання про бази даних. Вміти проектувати багатотабличні бази даних. Познайомитися з технологією створення таблиць та зв’язку між даними різних таблиць. Ознайомитися з технологією формування звітів та форм на основі зв’язаних таблиць. Теоретичні... [читать подробенее]
Мова структурованих запитів SQL. Розробка SQL – запитів Створення БД та робота з БД в СУБД Microsoft Access Засоби роботи з базою даних в MS Excel Побудова реляційної бази даних в MS Excel 5.2.1. Побудова реляційної бази даних в MS Excel У загальному значенні термін база даних... [читать подробенее]
Після запуску MS Accessна екрані з"явиться робочий екран програми MS Access, у верхньому рядку якого розташоване Головне меню, а під ним панель інструментів. Вона містить кнопки, що дублюють дії команд головного меню. (За допомогою команди Вид ® Панели инструментов ® Настройка...
Исходное окно Access отличается простотой и лаконичностью. Шесть вкладок этого окна представляют шесть объектов, с которыми работает программа.
Таблицы - основные объекты БД. В них хранятся данные. Реляционная БД может иметь много взаимосвязанных таблиц.
Запросы – это специальные структуры, предназначенные для обработки данных базы. С помощью запросов данные упорядочивают, фильтруют, отбирают, изменяют, объединяют (т.е. обрабатывают).
Формы – это объекты, с помощью которых в базу вводят новые данные, просматривают имеющиеся.
Отчеты – это формы «наоборот». С их помощью данные выдают на принтер в удобном и наглядном виде.
Макросы – это макрокоманды. Если какие-то операции с базой производятся часто, имеет смысл сгруппировать их в один макрос и назначить его выделенной комбинации клавиш.
Модули – это программные процедуры, написанные на языке Visual Basic. Если стандартные средств Access не хватает для удовлетворения особо изощренных требований заказчика, программист может расширить возможности системы, написав для этого необходимые модули.
Режимы работы с Access.
С организационной точки зрения в работе с любой БД есть два разных режима: проектировочный иэксплуатационный (пользовательский). Создатель базы имеет право создавать в ней новые объекты (например, таблицы) задавать их структуру, менять свойства полей, устанавливать необходимые связи. Он работает со структурой базы и имеет полный доступ к базе. У одной базы может быть один, два или несколько разработчиков.
Пользователь базы – это лицо, которое наполняет ее информацией при помощи форм, обрабатывает данные с помощью запросов и получает результат в виде результирующих таблиц или отчетов. У одной базы могут быть миллионы пользователей, и, конечно, доступ к структуре базы для них закрыт.
Стартовое окно структуры базы имеет шесть вкладок для основных объектов и три командные кнопки: Открыть, Конструктор, Создать. С их помощью и выбирается режим работы с базой.
Кнопка Открытьоткрывает избранный объект. Если это таблица, то в нее можно внести изменения, просмотреть, и т.д.
Кнопка Конструктороткрывает избранный объект, но по-другому. Она открывает его структуру и позволяет править не содержимое, а устройство. Если это таблица, то в нее можно вводить новые поля или изменять свойства существующих полей. Если это форма, то можно изменять или создавать элементы управления. Очевидно, что этот режим служит не для пользователей базы, а для ее разработчиков.
Кнопка Создатьслужит для создания новых объектов. Этот элемент управления тоже предназначен для проектировщиков базы. Таблицы, запросы, формы, отчеты можно создавать несколькими разными способами: автоматически, вручную или с помощью Мастера.
Таблицы. Создание таблиц.
Таблицы – основные объекты БД. Без запросов, форм, отчетов и пр. можно обойтись, но если нет таблиц значит нет и базы.
Создание таблицы состоит в задании ее полей и назначении их свойств. Оно начинается со щелчка на кнопке Создатьв окнеБаза данных. Есть несколько способов создания новой таблицы, отличающихся уровнем автоматизации.
Импорт таблиц из другой БД. В зависимости от обстоятельств из импортируемой таблицы может поступить структура полей, их названия и свойства, а также содержимое базы. Если речь идет о чужой таблице, которая находится на удаленном сервере и которую нельзя импортировать целиком, пользуются режимом Связь с таблицами. Это напоминает подключение к таблице для совместного использования ее данных.
Опытные разработчики пользуются Мастером таблиц. Это программа, ускоряющая создание структуры таблицы, Мастер задает ряд вопросов и, руководствуясь полученными ответами, создает структуру таблицы автоматически. Несмотря на то, что этот режим служит для упрощения работы, начинающим им пользоваться не рекомендуется, поскольку, не владея всей терминологией, легко запутаться в вопросах и ответах. Первые таблицы стоит попробовать создавать вручную.
Пункт Режим работыоткрывает заготовку, в которой все поля имеют формальные имена:Поле 1, Поле 2… и т.д. и один стандартный текстовый тип. Такую таблицу можно сразу наполнять информацией.
Наиболее универсальный ручной метод предоставляет пункт Конструктор. В этом режиме можно самостоятельно задавать имена полей, выбирать их тип и настроить свойства.
